Mkataba wa Usimamizi wa Data (EDM)

1 Maelezo ya Mkataba / Preamble

Mkataba huu umefungwa kati ya FellaHost Company Limited, kampuni iliyosajiliwa kisheria Tanzania ("Watoa Huduma"), na Mteja aliyetajwa hapo juu ("Mteja"), na unazingatia haki na wajibu wa pande zote mbili katika usimamizi wa data ya kielektroniki.

This Agreement is entered into between FellaHost Company Limited, a legally incorporated company in Tanzania ("Service Provider"), and the Client named above ("Client"), and sets out the rights and obligations of both parties in regard to electronic data management.

2 Ufafanuzi / Definitions

3 Huduma Zinazotolewa / Services Provided

FellaHost Company Limited itawasilisha huduma zifuatazo kwa Mteja:

• Uhifadhi wa Data Salama (Secure Data Storage) — Seva zenye usimbuaji (encryption) wa hali ya juu, zikiwa na akiba mbili (geo-redundancy) katika vituo vya data.
• Upatikanaji wa Wakati Wote (24/7 Access) — Ufikiaji wa data kupitia portal ya mteja na API zilizo usalamishwa.
• Nakala Rudufu (Automated Backups) — Nakala za kiotomatiki kila siku, na uwezo wa kurejesha data ndani ya masaa 4.
• Usimamizi wa Hati (Document Management) — Kupanga, kutafuta, na kusambaza nyaraka kwa ufanisi.
• Udhibiti wa Ufikiaji (Access Control) — Mfumo wa ruhusa kulingana na majukumu (Role-Based Access Control – RBAC).
• Ripoti na Ukaguzi (Audit Logs) — Kumbukumbu kamili za shughuli zote za data.
• Usaidizi wa Kiufundi (Technical Support) — Usaidizi wa saa 24, siku 7 kupitia tiketi, simu, na mazungumzo ya moja kwa moja.

4 Wajibu wa Mtoa Huduma / Provider Obligations

• Kutoa upatikanaji wa mfumo kwa angalau 99.5% (SLA) kwa mwezi.
• Kuhakikisha data ya Mteja inalindwa kwa usimbuaji wa AES-256 wakati wa uhifadhi na TLS 1.3 wakati wa usafirishaji.
• Kutoa taarifa kwa Mteja ndani ya masaa 24 endapo kutakuwa na uvunjwaji wa usalama (Security Breach).
• Kuheshimu usiri wa data ya Mteja na kutoshiriki na wahusika wengine bila idhini ya maandishi.
• Kufanya matengenezo (maintenance) katika kipindi cha chini (off-peak) na kutoa taarifa mapema.

4A Ulinzi wa Data na Dhamana ya Kiuchakataji / Data Protection & Data Processor Guarantee

FellaHost Company Limited, katika kufanya kazi zake kama Kiuchakataji wa Data (Data Processor), inatoa ahadi na dhamana maalum ya kusimamia uhifadhi wa data kwa njia ya kuzingatia mikaeleko ya faragha na usalama. Tunaelewa kuwa data ni mali muhimu sana ya biashara yako, na tunatekeleza hatua zenye nguvu za usalama ili kuepukana na uvunjaji, kuharaka, kutoweza kwa wakati wa huduma, au matumizi yasiohitajiki.

Maelezo ya Jukumu la Kiuchakataji (Data Processor):
Kama Kiuchakataji, FellaHost hukutana na kanuni za GDPR (General Data Protection Regulation) na sheria za faragha ya data za Tanzania na maeneo mengine ambako inahudumu (offering their services). Tunajua kuwa ni muhimu kwa mteja kuelewa kuwa data yake iko salama, itashughulikiana kwa njia halisi na ya heshima, na itatatumika tu kwa madhumuni yaliyokubaliwa. Hatutashiriki au kutofunua data ya Mteja kwa wahusika wengine bila ruhusa ya maandishi, isipokuwa kama inahitajika na sheria za nchi.

• Usalama wa Enkripsheni (Encryptions): Data yote inasimbwa kwa AES-256 katika muhifadhi na TLS 1.3 wakati wa usafirishaji.
• Usimamizi wa Ufikiaji: Udhibiti kamili wa ufikiaji kulingana na majukumu, na kumbukumbu za kila kupata / kuharaka.
• Nakala za Kiotomatiki: Nakala za data zinazotengenezwa kila saa na kuangaziwa katika vituo vya data vya jiografia tofauti.
• Habari ya Uvunjwaji: Endapo kutakuwa na uvunjwaji wa usalama, Mteja atajulishwa ndani ya masaa 24.
• Kufutwa kwa Usalama kwa Wateja wasio endeleza mkataba: Baada ya kumalizika kwa mkataba, data yote itafutwa kabisa kwa njia salama na halisi (secure wiping).

5 Wajibu wa Mteja / Client Obligations

• Kutoa taarifa sahihi na za kweli wakati wa usajili na utumiaji wa huduma.
• Kulipa ada zote kwa wakati uliokubaliwa katika mkataba huu.
• Kulinda nywila (passwords) na vitambulisho vya akaunti yake; FellaHost haitawajibika kwa upotezaji unaotokana na uzembe wa Mteja.
• Kutotumia mfumo wa FellaCare Hospital Management System kwa shughuli haramu, ikiwa ni pamoja na kuhifadhi yaliyomo yanayokiuka sheria za Tanzania.
• Kutoa taarifa ya haraka kwa FellaHost endapo atashuku ufikiaji usioruhusiwa kwenye akaunti yake.

6 Malipo na Ada / Fees & Payment

Ada za huduma zitakuwa kama ilivyoainishwa katika Jedwali la Viwango (Rate Schedule) lililoambatanishwa. Malipo yatafanywa:

• Malipo kupitia DPO Payment (Direct Pay Online)
• Malipo yanachukuliwa mapema (Full Payment), yasio husisha malipo ya awali (advance payment) kupitia mfumo wetu wa control number (DPO).

7 Usiri na Ulinzi wa Data / Confidentiality & Data Protection

Pande zote mbili zinakubali:

• Kutotoa, kutofunua, au kushiriki taarifa za siri za pande nyingine kwa mtu yeyote nje ya mkataba huu bila idhini ya maandishi.
• FellaHost inazingatia Sheria ya Ulinzi wa Taarifa Binafsi ya Tanzania na kanuni za kimataifa (GDPR applicable).
• Baada ya kumalizika kwa mkataba, data ya Mteja itafutwa usalama ndani ya siku 30 isipokuwa Mteja atakapoomba nakala yake au atakapo amua kuendelea na huduma. Kufutwa kwa data kunafanywa kwa njia ya kiotomatiki kwa kutumia programu za kufuta kwa usalama (secure wiping) ambayo haiwezi kurejesha data.

8 Muda wa Mkataba na Kufutwa / Term & Termination

Mkataba huu utaanza kutumika tarehe ya kutiwa saini na utadumu kwa miezi 12, isipokuwa pande mbili zitakapokubali kufuta mapema.

• Futa kwa Notisi: Mteja anaweza kufuta kwa kutoa notisi ya maandishi ya siku 30 kabla.
• Futa kwa Kosa: FellaHost inaweza kufuta mara moja endapo Mteja atavunja masharti ya mkataba huu.
• Futa kwa Kuheshimiana: Pande zote zinaweza kukubaliana kufuta mkataba wakati wowote kwa maandishi.

9 Utatuzi wa Migogoro / Dispute Resolution

Migogoro yoyote itakayotokea kutokana na mkataba huu itashughulikiwa kama ifuatavyo:

1. Mazungumzo (Negotiation): Pande zote zitatafuta suluhisho kwa mazungumzo ya nia njema ndani ya siku 14.
2. Usuluhishi (Mediation): Endapo mazungumzo hayatafaulu, mediater atachaguliwa kwa pamoja ndani ya siku 30.
3. Mahakama (Arbitration/Court): Endapo yote hayatafaulu, suala litapelekwa Mahakamani Tanzania kwa mujibu wa sheria za nchi.

Mkataba huu unatawaliwa na Sheria za Jamhuri ya Muungano wa Tanzania.

10 Mawasiliano Rasmi / Official Communications

Mawasiliano yote rasmi yanayohusiana na mkataba huu yatafanywa kupitia njia zifuatazo tu: